1 مفهوم و اهمیت کنترل:

یکی از وظایف اساسی مدیر که با سایر وظایف او در ارتباط است، کنترل می باشد که از طریق آن می توان از منابع و فعالیت های اعضای سازمان حداکثر کارایی و اثربخشی را در جهت نیل به اهداف سازمان به دست آورد. فقط با کنترل است که برنامه ریز به صحت پیش بینی خود پی خواهد برد. به همین دلیل است که باید این نظر را پذیرفت که هیچ برنامه ای بدون کنترل به درستی اجرا نمی شود و کنترل نیز بدون وجود برنامه مفهوم و معنی پیدا نمی کند، بنابراین کنترل در مؤسسات تجاری و دیگر سازمان ها نقش پویایی ایفا می کند. پویایی نقش کنترل از آن جهت است که بر اساس آن می توان به اصلاح انحرافات، تطابق عملکردها با اهداف مطلوب سازمانی پرداخت. بنابراین می توان گفت در فرآیند مدیریت، کنترل علاوه بر ارتباط با همه عناصر مدیریت رابطه ویژه ای با برنامه ریزی دارد.

2-2-2 تعاریف کنترل:

کنترل را به گونه های مختلف تعریف کرده اند. کنترل فرآیندی است که مدیر از طریق آن تطابق عملیات انجام شده را با فعالیت های برنامه ریزی شده می سنجد، از این رو فرآیند کنترل در برنامه ریزی فعالیت های یک سازمان، جهت نیل به اهداف اساسی به کار می رود و به این ترتیب میزان پیشرفت را در جهت اهداف نشان می دهد و توان مدیریت در تشخیص انحرافات و اصلاح برنامه را قبل از آنکه دیر شود افزایش می دهد. به عبارت دیگر:

کنترل، تلاش منظمی است در جهت نیل به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسه اجرای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش تاثیر آنها بر روند اجرایی که مانع حصول حداکثر کارایی است.

بنابراین می توانیم بگوییم کنترل، مقایسه بین باید ها و هست ها می باشد، یعنی در برنامه ریزی آنچه پیش بینی کرده ایم باید ها و مطلوب های ماست و آنچه انجام شده، هست ها و موجودهاست و از مقایسه این دو است که پی می بریم آیا پیش بینی های ما درست بوده و آنچه انتظار داشته ایم حاصل شده است یا خیر؟

قیاس بین بایدها و هست ها در واقع تأکیدی بر دائمی و مستمر بودن کنترل است که همزمان با اجرای برنامه از آغاز تا انتهای برنامه و گاهی تا بعد از خاتمه برنامه نیز ادامه می یابد. نکته قابل توجه در دائمی بودن کنترل این است که به طور نمونه گیری، در بعضی از مقاطع زمانی و در نقاط استراتژیک انجام می گیرد که با این عمل، ضمن آنکه استمرار آن حفظ می شود، در بعضی هزینه ها نیز صرفه جویی خواهد شد.

 

2-2-3 فرآیند کنترل:

کنترل را می توان طی چهار مرحله انجام داد:

1) تعیین معیار (استاندارد) یا ضابطه برای کنترل

2) سنجش عملکرد در برابر معیارها (استانداردها)

3) تشخیص انحرافات و تحلیل علل آنها

4) اقدامات اصلاحی

 

2-2-4 ویژگی های کنترل مؤثر:

سیستم های کنترل مؤثر و قابل اطمینان دارای ویژگی های مشترک ذیل می باشند:

1) دقت داشتن.

2) به موقع بودن.

3) مبتنی بر هدف و برنامه بودن.

4) معقول و قابل درک بودن.

5) مقرون به صرف بودن.

6) انجام در نقاط استراتژیک.

7) عینی بودن.

8) انعطاف پذیری.

9) انطباق با تفاوت های فردی.

10) کشف کنندگی.

11) تناسب با پست سازمانی.

12) تجدید نظر در روش ها (برخی مواقع).

بهترین سیستم کنترل آن است که عملکرد را به طور مؤثر، سریع و با صرفه، مورد سنجش قرار داده، انحرافات را نشان دهد و به اقدامات اصلاحی در جهت کسب اهداف بینجامد. چنین سیستم کنترلی باید با توجه به مدیریت های تخصصی و ویژگی های هر سازمان طراحی گردد.

 

2-2-5 عوامل مؤثر بر کنترل:

عوامل مهمی در کنترل سازمان های امروزی مؤثرند که عبارتند از: تغییرات محیطی، پیچیدگی، اشتباه ها و …

 

2-2-6 ایجاد کنترل مؤثر:

کنترل مؤثر با استفاده از سیستم های اطلاعاتی امکان پذیر است، بنابراین بررسی سیستم های اطلاعاتی مدیریت به دلایل زیر ضروری است:

الف) سیستم های اطلاعاتی سازمان نقش مهمی در سیستم کنترل به عهده دارند.

ب) سیستم اطلاعاتی سازمانی تغییرات عمده ای پیدا کرده که یک نمونه آن استفاده روز افزون از رایانه است.

برای بررسی ارزش و هزینه اطلاعات در کنترل باید به نکات زیر توجه داشته باشیم:

کیفیت اطلاعات ؛ به هنگام و به موقع بودن اطلاعات ؛ کمیت اطلاعات ؛ مرتبط بودن اطلاعات.

Written by